
01 / 03
„Super freundlich, schnell, zuverlässig, fair im Preis und gefühlt immer erreichbar. Einfach total unkompliziert und gut. So stelle ich mir eine perfekte Beratung und Kundenbetreuung vor.“
Anja Resigkeit
CRM-System und Kundenportal
Wir entwickeln CRM-Systeme und Kundenportale, in denen Anfragen, Kunden, Termine und Dokumente zusammenlaufen.
CRM & Kundenportale
Keine Anfrage geht mehr
im Postfach verloren.
Gemeinsam geplant

Hier fängt dein System an.
Du zeigst uns per Video, wie dein Betrieb arbeitet, und siehst früh, was daraus wird.
Aus der Praxis
Einsatzplanung, Verwaltung und Kundenportal, ohne erkennbare Kundendaten.
Einsatzplanung
Die Einsatzplanung für Malermeister Zieres: Aufträge, Kalender, Mitarbeiter sowie Teams und Fahrzeuge in einer Oberfläche. Die Wochenansicht zeigt alle Einsätze, Namen sind verpixelt.
Auftragsverwaltung
Für die Mäule GmbH, Hersteller für Rollladen- und Sonnenschutztechnik, haben wir einen Webauftritt mit eigenem Händlerbereich entwickelt, der Bestellprozesse spürbar vereinfacht. Im Bild die Verwaltung mit Bestellungen, Aufträgen und Fertigung.
Kundenportal
Eine komplette Web-App mit Backend für die Vermietung von Briefkästen und Coworking-Arbeitsplätzen: von der Buchung über die Identitätsprüfung bis zur digitalen Postverwaltung, mit eigenem Kunden-Dashboard.



So arbeiten wir selbst
In unserem eigenen Kundenportal tragen unsere Kunden Änderungen an ihrer Webseite ein und sehen ihre Zahlen und Rechnungen. So kann ein Portal auch für deinen Betrieb aussehen.

Team
Ein Ansprechpartner für Webseite, Shop und CRM.
01DominikGeschäftsführer
02AgathaWebdesign
03SarahContent
04MirayProjektmanagementKundenstimmen

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„Super freundlich, schnell, zuverlässig, fair im Preis und gefühlt immer erreichbar. Einfach total unkompliziert und gut. So stelle ich mir eine perfekte Beratung und Kundenbetreuung vor.“
Anja Resigkeit
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„Unsere Ideen werden schnell verstanden und so umgesetzt, wie wir es uns vorstellen. Besonders angenehm ist der schnelle und unkomplizierte Kontakt.“
Chris Bastian Draisbach

03 / 03
„Sehr gute Zusammenarbeit. Schnelle Umsetzung, modernes Design und klare Kommunikation. Jederzeit wieder!“
Radouan Balzo
Referenzen
Ein Shop mit eigenem Backend für alle Aufträge und Webseiten, über die Termine gebucht werden.
Vorher und nachher
In vielen Betrieben liegen Anfragen im Postfach, Kundendaten in Excel-Listen und Termine im Kalender eines Kollegen, und wer etwas sucht, fragt herum. Wir bauen dir ein CRM-System und auf Wunsch ein Kundenportal dazu. Beides richtet sich danach, wie dein Betrieb heute arbeitet.
Persönlich betreut
Bei vielen Softwareanbietern landest du mit Fragen in einem Ticket-System oder einer Hotline. Bei uns hast du einen Ansprechpartner für alles, per Video oder Telefon, egal wo dein Betrieb sitzt. Gemeinsam gehen wir deine Abläufe durch, und während der Umsetzung siehst du Zwischenstände. Auch nach dem Start sind wir für dich da.
Leistungen
Formular, Rückrufwunsch, Angebotsanfrage oder Konfigurator: Jede Anfrage landet in einem gemeinsamen Eingang und bekommt einen Status und eine zuständige Person. So siehst du jederzeit, was neu ist, was in Arbeit ist und was erledigt wurde.
Deine Kundendatenbank mit Verlauf, Notizen, Angeboten, Aufträgen und Dokumenten zu jedem Kontakt. Wer im Team einen Kunden öffnet, sieht sofort, was zuletzt passiert ist, auch wenn der zuständige Kollege gerade nicht da ist.
Ein geschützter Bereich, in dem sich deine Kunden anmelden und selbst nachsehen: Status, Dokumente, Rechnungen, Buchungen oder Nachrichten. Für Geschäftskunden kann das auch ein Händlerportal sein, in dem direkt bestellt wird.
Online-Buchung für Termine, Mietzeiträume oder Arbeitsplätze, dazu Kalender und Einsatzplanung für dein Team. Eine Wochenansicht zeigt übersichtlich, wer an welchem Tag im Einsatz ist.
Die wichtigsten Zahlen deines Betriebs auf einen Blick: offene Anfragen, laufende Aufträge, ausstehende Rechnungen oder die Buchungen der Woche. Welche Kennzahlen das sind, legen wir gemeinsam fest, statt dir eine fertige Standardansicht vorzusetzen.
Anfragen aus Webseite, Shop und Konfigurator kommen ohne Umweg über das Postfach im CRM an. Ob sich auch vorhandene Programme wie Buchhaltung oder Kalender anbinden lassen, hängt von deren Schnittstellen ab. Das klären wir im Konzept.
So arbeiten wir
Zuerst klären wir, wie dein Betrieb heute arbeitet: Wo kommen Anfragen an, wer bearbeitet sie, wo liegen Kundendaten, Termine und Dokumente? Das Erstgespräch ist kostenlos und findet per Video oder Telefon statt.
Aus deinen Abläufen wird ein Plan: welche Bereiche das System braucht, wer was sehen darf, welche Daten übernommen und welche Programme angebunden werden sollen. Danach bekommst du ein klares Angebot.
Meist starten wir innerhalb von 7 Tagen. Du siehst Zwischenstände und kannst mitreden, solange sich noch alles leicht ändern lässt. So prüfst du früh, ob die Abläufe zu deinem Alltag passen.
Zum Start geht das System an dein Team. Wenn sich danach Abläufe ändern oder ein neuer Bereich dazukommen soll, passen wir das System an.
Wissen
Ein CRM-System ist im Kern das gemeinsame Gedächtnis deines Betriebs: Wer hat wann angefragt, welches Angebot ist offen, welcher Termin steht an, welche Rechnung fehlt noch? In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) steckt dieses Wissen heute in Postfächern, Excel-Listen und den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Das funktioniert, solange niemand krank wird und die Zahl der Anfragen überschaubar bleibt. Ein System nach Maß bündelt diese Informationen und bildet genau die Schritte ab, die bei dir tatsächlich vorkommen. Ein Kundenportal geht noch einen Schritt weiter: Deine Kunden sehen selbst, was sie wissen wollen, und müssen dafür nicht mehr anrufen.
CRM steht für Customer Relationship Management, also die Pflege deiner Kundenbeziehungen. Gemeint ist eine Software, die alles festhält, was du über Kunden und Interessenten weißt. Wie umfangreich sie sein muss, hängt von deinem Betrieb ab. Diese Bereiche gehören in den meisten Fällen dazu:
Fertige CRM-Programme wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce und spezielle Handwerkersoftware gibt es viele, und für manche Betriebe sind sie genau richtig. Diese Programme sind aber für sehr viele Branchen gleichzeitig gebaut. Das merkst du spätestens dann, wenn dein Team Felder ignoriert, Umwege nimmt oder nebenbei doch wieder eine Excel-Liste führt. Ein individuelles CRM, also Individualsoftware für deinen Betrieb, dreht das um:
Wer ein CRM-System entwickeln lassen will, sollte deshalb zuerst prüfen, ob ein fertiges Programm reicht. Deckt es deine Abläufe gut ab, ist es oft der schnellere Weg. Ein eigenes System lohnt sich vor allem, wenn deine Abläufe in kein Standardprogramm passen, mehrere Werkzeuge zusammenspielen müssen oder deine Kunden selbst Zugriff bekommen sollen.
Ein Kundenportal ist der Teil des Systems, den deine Kunden sehen. Wer ein Kundenportal erstellen lassen möchte, denkt meist zuerst an die Anmeldung. Wichtiger ist, was Kunden danach finden: alles, wofür sie sonst anrufen oder eine Mail schreiben würden. Ein Beispiel ist das Portal von Metz-Box weiter oben: Kunden buchen dort, bestätigen ihre Identität und verwalten ihre Post. Typische Bereiche sind:
Status und Verlauf
Kunden sehen, wo ihr Auftrag, ihre Bestellung oder ihre Anfrage gerade steht. Die Frage „Wie weit seid ihr?“ beantwortet sich von selbst.
Unterlagen jederzeit abrufbar
Verträge, Angebote, Rechnungen und Dateien liegen im Portal und lassen sich jederzeit abrufen. Niemand muss mehr in alten Mails suchen.
Buchungen und Termine
Termine, Mietzeiträume oder Arbeitsplätze buchen Kunden direkt im Portal. Jede Buchung erscheint sofort in deinem System.
Nachrichten und Dateien
Rückfragen, Fotos oder Unterlagen kommen dort an, wo sie hingehören: beim richtigen Kunden und beim richtigen Vorgang.
Weil im Portal persönliche Daten liegen, gehört der Datenschutz nach DSGVO von Anfang an zur Planung: wie sich Kunden anmelden, wer welche Bereiche sieht und wo die Daten gespeichert werden. Diese Fragen sollten im Konzept geklärt sein, bevor gebaut wird.
Der größte Gewinn eines CRM-Systems liegt selten in einer einzelnen Funktion, sondern darin, dass die Schritte aufeinander aufbauen. Was bei der Anfrage erfasst wird, muss später niemand für Angebot, Termin oder Rechnung noch einmal abtippen. So kann der Weg in einem Handwerksbetrieb oder bei einem Dienstleister aussehen:
Anfrage kommt an
Das Formular auf deiner Webseite, ein Rückrufwunsch oder eine Konfigurator-Anfrage landet direkt im System, mit allen Angaben und dem Status „neu“.
Angebot und Auftrag
Aus der Anfrage wird ein Angebot. Wird es angenommen, entsteht daraus in der Auftragsverwaltung der Auftrag, ohne dass jemand Name, Adresse und Leistung neu eingeben muss.
Termin und Einsatz
Der Auftrag bekommt einen Termin und die passenden Mitarbeiter. In der Wochenansicht sieht das ganze Team, wer an welchem Tag bei welchem Kunden ist.
Rechnung und Nachfassen
Nach dem Einsatz folgt die Rechnung. Offene Posten, Rückfragen oder die Bitte um eine Bewertung gehen nicht mehr im Alltag unter.
Ein eigenes System hilft überall dort, wo viele Anfragen, Termine oder Aufträge gleichzeitig laufen. Am größten ist der Unterschied, wenn Standardprogramme die eigenen Abläufe nur mit Umwegen abbilden. Einige Beispiele, teils aus unserer eigenen Arbeit:
CRM für Handwerker
Aufträge, Einsatzplanung, Teams und Fahrzeuge, Angebote und Rechnungen in einer Oberfläche. Für Handwerker zählt vor allem, dass Büro und Baustelle denselben Stand sehen.
Webseiten für HandwerkerEinsatzplanungHändlerportal für Hersteller und Fachhandel
Ein Händlerportal bündelt für den Fachhandel zum Beispiel Bestellungen und Unterlagen. Zum Webauftritt der Mäule GmbH gehört ein eigener Händlerbereich.
HändlerbereichVermietung und Buchung
Buchung, Prüfung und laufende Betreuung in einem Ablauf. Bei Metz-Box gehören dazu eine geführte Anmeldung mit KI-gestützter Identitätsprüfung und ein eigenes Kunden-Dashboard.
Referenzen ansehenKundenportalOnlinehandel
Shop, Konfigurator und Verwaltung gehören zusammen. Bei Zaunbedarf24 laufen alle Aufträge in einem eigenen Backend zusammen.
3D-ProduktkonfiguratorAdmin-BackendPraxen und Dienstleister
Termine, Rückrufe und Unterlagen in einem System, damit am Empfang niemand ständig zwischen Kalender, Telefon und Postfach wechseln muss.
TermineBeratung und Agenturen
Kunden sehen Dokumente, Status und Rechnungen im eigenen Portal. Wir arbeiten selbst so: Unsere Kunden tragen Änderungen im Kundenportal ein und finden dort Zahlen und Rechnungen.
Kundenportal im Website-AboEigenes PortalDu musst kein Pflichtenheft schreiben, bevor wir miteinander sprechen. Je klarer du aber weißt, wo es heute hakt, desto schneller entsteht ein System, das dein Team gern benutzt. Diese Punkte helfen dir dabei:
Deine Punkte vor dem Gespräch über ein CRM-System oder Kundenportal
Nicht alles klar? Das ist normal. Die offenen Punkte klären wir gemeinsam im kostenlosen Erstgespräch. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Am meisten bringt ein CRM-System, wenn Webseite, Shop und Automatisierung ihre Daten direkt hineinschreiben. Bei uns kommt das aus einer Hand, mit einem Ansprechpartner für alles. Hier findest du die passenden Seiten:
CRM-System und Kundenportal
Deine Frage ist nicht dabei?
Das hängt vom Umfang ab. Entscheidend sind vor allem die Zahl der Bereiche und die Rollen und Rechte im Team. Außerdem zählt, ob ein Kundenportal dazugehört, wie viele Daten übernommen werden und welche Programme angebunden werden sollen. Ein schlanker Anfrage-Eingang ist etwas ganz anderes als ein System mit Portal, Buchung und Einsatzplanung. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was du brauchst, danach bekommst du ein klares Angebot.
Wie lange die Entwicklung dauert, lässt sich erst sagen, wenn klar ist, was das System können soll. Größere Projekte wie Portale planen wir individuell. Nach dem ersten Gespräch und der Analyse deines Ist-Zustands können wir meist innerhalb von 7 Tagen mit dem Projekt beginnen. Während der Umsetzung siehst du Zwischenstände und kannst früh mitreden. Wer mit einem einzelnen Baustein wie dem Anfrage-Eingang beginnt, kann früher mit dem System arbeiten.
Das CRM ist für dich und dein Team, das Kundenportal für deine Kunden. Im CRM verwaltest du Anfragen, Kontakte, Angebote, Aufträge und Termine. Das Kundenportal ist ein geschützter Bereich, in dem sich deine Kunden anmelden und einen Ausschnitt davon sehen, zum Beispiel den Status ihres Auftrags, ihre Dokumente oder ihre Buchungen. Beides greift auf dieselben Daten zu, deshalb ist auf beiden Seiten alles aktuell.
Ein CRM dreht sich um Kunden: Anfragen, Kontakte, Angebote, Aufträge und Termine. Ein ERP-System deckt eher Warenwirtschaft, Lager, Einkauf und Buchhaltung ab. In kleinen Betrieben verschwimmt die Grenze oft, etwa wenn Bestellungen und Fertigung mit in die Kundenverwaltung gehören. Welche Bereiche dein System wirklich braucht, legen wir im Konzept gemeinsam fest.
Oft ja, aber nicht immer. Gerade kleine Betriebe verlieren viel Zeit, wenn Anfragen im Postfach liegen bleiben und Kundendaten in mehreren Listen gepflegt werden. Ein schlankes System, das nur abbildet, was du wirklich brauchst, schafft hier viel Ordnung. Reicht ein fertiges Programm für deine Abläufe aus, sagen wir dir das im Erstgespräch offen, auch wenn wir dann nichts für dich bauen.
Ob und wie sich vorhandene Daten übernehmen lassen, klären wir im Gespräch. Kundenlisten aus Excel, Kontakte aus dem Postfach oder Daten aus einem alten Programm lassen sich technisch meist in ein neues System übertragen. Wie aufwendig das ist, hängt davon ab, in welcher Form die Daten vorliegen und wie sauber sie gepflegt sind. Manchmal lohnt es sich, vorher aufzuräumen.
Ja. Anfragen aus dem Kontaktformular oder aus einem Konfigurator landen dann direkt im System statt erst im Postfach. Bei Zaunbedarf24 laufen zum Beispiel alle Aufträge in einem eigenen Admin-Backend zusammen. Ob sich auch Programme wie Buchhaltung oder Kalender anbinden lassen, hängt von deren Schnittstellen ab. Auch das gehört ins Konzept.
Ein individuelles CRM lässt sich datenschutzkonform aufbauen, wenn Anmeldung, Rollen, Speicherort und Löschfristen von Anfang an mitgeplant werden. Ein eigenes System hat den Vorteil, dass du genau festlegen kannst, welche Daten gespeichert werden, wer worauf zugreifen darf und wann Daten gelöscht werden. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Bei Detailfragen hilft dir ein Datenschutzbeauftragter oder eine Kanzlei für Datenschutzrecht weiter.
Ja, wenn es als Web-App gebaut wird. Eine Web-App läuft im Browser, auf dem Rechner genauso wie auf Tablet und Smartphone, ohne dass etwas installiert werden muss. Gerade wenn dein Team unterwegs oder auf der Baustelle arbeitet, sollte die Handyansicht von Anfang an mitgeplant werden. Dazu gehören große Schaltflächen, wenige Klicks und nur die Informationen, die vor Ort gebraucht werden.
Ja. Ein individuelles CRM muss nicht am ersten Tag alles können. Oft ist es sinnvoll, mit dem Bereich zu beginnen, der heute am meisten Zeit kostet, zum Beispiel dem Anfrage-Eingang, und später Kundenportal, Buchung oder Auswertungen zu ergänzen. Weil das System für deinen Betrieb gebaut ist, lässt es sich mit deinen Abläufen erweitern, statt dich in ein festes Paket zu zwingen.
Ja. KI-Prozesse können wiederkehrende Arbeit übernehmen, etwa Anfragen vorsortieren, Dokumente prüfen oder Daten zwischen deinen Systemen abgleichen. Bei Metz-Box gehört zum Beispiel eine KI-gestützte Identitätsprüfung zur Anmeldung. Was in deinem Betrieb sinnvoll ist, erklären wir auf unserer Seite zu KI und Automatisierung.
Nein. Wir sitzen in Bensheim, die Arbeit funktioniert aber genauso für Betriebe in ganz Deutschland. Abgestimmt wird per Video oder Telefon, mit einem festen Ansprechpartner. Zeig uns am Bildschirm, womit dein Team heute arbeitet, etwa Excel-Listen, Formulare oder Ausdrucke. Dann sehen wir uns gemeinsam an, wo Anfragen liegen bleiben.

Dein Ansprechpartner
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir deine Abläufe durch: wo Anfragen ankommen, wo Kundendaten liegen und was heute doppelt erledigt wird. Danach entscheidest du in Ruhe, ob und mit welchem Bereich du beginnst. Gern per Video, dann kannst du uns direkt zeigen, womit dein Team heute arbeitet.