CRM-System und Kundenportal

    CRM-System und Kundenportal: Software, die so arbeitet wie dein Betrieb.

    Wir entwickeln CRM-Systeme und Kundenportale, in denen Anfragen, Kunden, Termine und Dokumente zusammenlaufen.

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    Dominik Wiegand, Geschäftsführer„Du bist Unternehmer oder selbstständig?“

    CRM & Kundenportale

    Keine Anfrage geht mehr im Postfach verloren.

    Gemeinsam geplant

    Dein CRM-System beginnt mit einem Gespräch über deine Abläufe.

    Abstimmung am Tablet bei DW Web & Media
    Per Video oder Telefon, in ganz Deutschland

    Hier fängt dein System an.

    Du zeigst uns per Video, wie dein Betrieb arbeitet, und siehst früh, was daraus wird.

    Referenzen ansehen
    Einsatzplanung von Malermeister Zieres mit Wochenkalender, Namen verpixelt
    Verwaltung der Mäule GmbH mit Bestellungen und Fertigung, Kundennamen verwischt
    Kundenportal der Metz-Box Web-App mit Paket, Identität, Post und Buchungen

    So arbeiten wir selbst

    Ein Zugang statt Mails, Anrufen und Zetteln.

    In unserem eigenen Kundenportal tragen unsere Kunden Änderungen an ihrer Webseite ein und sehen ihre Zahlen und Rechnungen. So kann ein Portal auch für deinen Betrieb aussehen.

    Kundenportal von DW Web & Media mit Google-Zahlen, Änderungswünschen, Rechnungen und Dokumenten (Demo-Daten)

    Team

    Die Menschen hinter deinem Projekt.

    Ein Ansprechpartner für Webseite, Shop und CRM.

    • Dominik, Geschäftsführer bei DW Web & Media01DominikGeschäftsführer
    • Agatha, Webdesign bei DW Web & Media02AgathaWebdesign
    • Sarah, Content bei DW Web & Media03SarahContent
    • Miray, Projektmanagement bei DW Web & Media04MirayProjektmanagement

    Kundenstimmen

    Echte Kunden, echte Gesichter.

    Anja Resigkeit

    01 / 03

    „Super freundlich, schnell, zuverlässig, fair im Preis und gefühlt immer erreichbar. Einfach total unkompliziert und gut. So stelle ich mir eine perfekte Beratung und Kundenbetreuung vor.“

    Anja Resigkeit

    02 / 03

    „Unsere Ideen werden schnell verstanden und so umgesetzt, wie wir es uns vorstellen. Besonders angenehm ist der schnelle und unkomplizierte Kontakt.“

    Chris Bastian Draisbach

    Radouan Balzo

    03 / 03

    „Sehr gute Zusammenarbeit. Schnelle Umsetzung, modernes Design und klare Kommunikation. Jederzeit wieder!“

    Radouan Balzo

    Referenzen

    Weitere Projekte rund um Aufträge und Buchungen

    Ein Shop mit eigenem Backend für alle Aufträge und Webseiten, über die Termine gebucht werden.

    • Onlinehandel & Zaunbau

      Zaunbedarf24

      Website
    • Gesundheit & Arztpraxis

      Hausarztpraxis Weschnitztal

      Website
    • Freizeit & Erlebnis

      Lautertal Alpakas

      Website
    • Tourismus & Unterkunft

      Tinypark Tromm

      Website

    Vorher und nachher

    Individuelles CRM: was sich ändert, wenn alles an einem Ort zusammenläuft

    In vielen Betrieben liegen Anfragen im Postfach, Kundendaten in Excel-Listen und Termine im Kalender eines Kollegen, und wer etwas sucht, fragt herum. Wir bauen dir ein CRM-System und auf Wunsch ein Kundenportal dazu. Beides richtet sich danach, wie dein Betrieb heute arbeitet.

    Ohne eigenes System

    • Anfragen kommen per Mail, Telefon und Formular und gehen im Alltag unter
    • Kundendaten verteilt auf Excel-Listen, Postfächer und Zettel im Büro
    • Kunden fragen nach dem Stand ihres Auftrags, und jemand muss erst nachsehen
    • Standardsoftware mit vielen Funktionen, von denen dein Team kaum etwas nutzt

    Mit CRM und Kundenportal nach Maß

    • Jede Anfrage landet in einem gemeinsamen Eingang, mit Status von neu bis erledigt
    • Alle Kunden mit Verlauf, Angeboten, Aufträgen und Dokumenten in einer Kundenakte
    • Kunden sehen Status, Dokumente und Termine selbst in ihrem Portal
    • Eine Oberfläche mit genau den Funktionen, die dein Betrieb braucht

    Persönlich betreut

    Deine Fragen landen bei einem Menschen, nicht in einem Ticket

    Bei vielen Softwareanbietern landest du mit Fragen in einem Ticket-System oder einer Hotline. Bei uns hast du einen Ansprechpartner für alles, per Video oder Telefon, egal wo dein Betrieb sitzt. Gemeinsam gehen wir deine Abläufe durch, und während der Umsetzung siehst du Zwischenstände. Auch nach dem Start sind wir für dich da.

    • Abläufe gemeinsam per Video durchgehen
    • Zwischenstände sehen, bevor dein Team damit arbeitet
    • Ein fester Ansprechpartner, auch nach dem Start

    Leistungen

    CRM-System und Kundenportal: Diese Bausteine entwickeln wir für dich

    • Anfrage-Eingang

      Formular, Rückrufwunsch, Angebotsanfrage oder Konfigurator: Jede Anfrage landet in einem gemeinsamen Eingang und bekommt einen Status und eine zuständige Person. So siehst du jederzeit, was neu ist, was in Arbeit ist und was erledigt wurde.

    • Kundenverwaltung

      Deine Kundendatenbank mit Verlauf, Notizen, Angeboten, Aufträgen und Dokumenten zu jedem Kontakt. Wer im Team einen Kunden öffnet, sieht sofort, was zuletzt passiert ist, auch wenn der zuständige Kollege gerade nicht da ist.

    • Kundenportal

      Ein geschützter Bereich, in dem sich deine Kunden anmelden und selbst nachsehen: Status, Dokumente, Rechnungen, Buchungen oder Nachrichten. Für Geschäftskunden kann das auch ein Händlerportal sein, in dem direkt bestellt wird.

    • Buchung und Einsatzplanung

      Online-Buchung für Termine, Mietzeiträume oder Arbeitsplätze, dazu Kalender und Einsatzplanung für dein Team. Eine Wochenansicht zeigt übersichtlich, wer an welchem Tag im Einsatz ist.

    • Dashboards und Zahlen

      Die wichtigsten Zahlen deines Betriebs auf einen Blick: offene Anfragen, laufende Aufträge, ausstehende Rechnungen oder die Buchungen der Woche. Welche Kennzahlen das sind, legen wir gemeinsam fest, statt dir eine fertige Standardansicht vorzusetzen.

    • Anbindung an Webseite und Shop

      Anfragen aus Webseite, Shop und Konfigurator kommen ohne Umweg über das Postfach im CRM an. Ob sich auch vorhandene Programme wie Buchhaltung oder Kalender anbinden lassen, hängt von deren Schnittstellen ab. Das klären wir im Konzept.

    So arbeiten wir

    Vom ersten Gespräch bis zum fertigen CRM-System für deinen Betrieb

    1. 01

      Erstgespräch & Bestandsaufnahme

      Zuerst klären wir, wie dein Betrieb heute arbeitet: Wo kommen Anfragen an, wer bearbeitet sie, wo liegen Kundendaten, Termine und Dokumente? Das Erstgespräch ist kostenlos und findet per Video oder Telefon statt.

      • Kostenloses und unverbindliches Erstgespräch
      • Abläufe und bisherige Werkzeuge erfassen
      • Einschätzung, ob sich ein eigenes System für dich lohnt
    2. 02

      Konzept & Angebot

      Aus deinen Abläufen wird ein Plan: welche Bereiche das System braucht, wer was sehen darf, welche Daten übernommen und welche Programme angebunden werden sollen. Danach bekommst du ein klares Angebot.

      • Bereiche, Rollen und Rechte festlegen
      • Klären, welche Daten und Programme dazugehören
      • Klares Angebot auf Basis des Konzepts
    3. 03

      Umsetzung & Zwischenstände

      Meist starten wir innerhalb von 7 Tagen. Du siehst Zwischenstände und kannst mitreden, solange sich noch alles leicht ändern lässt. So prüfst du früh, ob die Abläufe zu deinem Alltag passen.

      • Zwischenstände statt Überraschung am Ende
      • Anpassungen, bevor dein Team umsteigt
      • Handyansicht, wenn dein Team unterwegs arbeitet
    4. 04

      Start & Betreuung

      Zum Start geht das System an dein Team. Wenn sich danach Abläufe ändern oder ein neuer Bereich dazukommen soll, passen wir das System an.

      • Übergabe an dein Team
      • Betreuung auch nach dem Start
      • Neue Bereiche, wenn dein Betrieb wächst

    Wissen

    CRM-System entwickeln lassen: worauf es bei Software nach Maß ankommt

    Ein CRM-System ist im Kern das gemeinsame Gedächtnis deines Betriebs: Wer hat wann angefragt, welches Angebot ist offen, welcher Termin steht an, welche Rechnung fehlt noch? In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) steckt dieses Wissen heute in Postfächern, Excel-Listen und den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Das funktioniert, solange niemand krank wird und die Zahl der Anfragen überschaubar bleibt. Ein System nach Maß bündelt diese Informationen und bildet genau die Schritte ab, die bei dir tatsächlich vorkommen. Ein Kundenportal geht noch einen Schritt weiter: Deine Kunden sehen selbst, was sie wissen wollen, und müssen dafür nicht mehr anrufen.

    CRM steht für Customer Relationship Management, also die Pflege deiner Kundenbeziehungen. Gemeint ist eine Software, die alles festhält, was du über Kunden und Interessenten weißt. Wie umfangreich sie sein muss, hängt von deinem Betrieb ab. Diese Bereiche gehören in den meisten Fällen dazu:

    Kontakte und Firmen
    Name, Ansprechpartner, Adresse, Telefon und alle Notizen an einer Stelle, für alle im Team gleich aktuell.
    Anfragen
    Was über Webseite, Telefon, Mail oder Konfigurator hereinkommt, landet in einer Liste und bekommt einen Status, von neu bis erledigt.
    Angebote und Aufträge
    Welche Angebote offen sind, welche angenommen wurden und in welchem Schritt sich ein Auftrag gerade befindet.
    Termine und Einsätze
    Wer wann wo im Einsatz ist, mit Kalender, Mitarbeitern und auf Wunsch auch Teams und Fahrzeugen.
    Dokumente und Rechnungen
    Verträge, Fotos, Angebote und Rechnungen direkt beim Kunden statt verstreut in Ordnern und Postfächern.
    Verlauf
    Jede Anfrage, jedes Gespräch und jede Änderung bleibt nachvollziehbar, auch wenn ein Kollege den Kunden übernimmt.

    Fertige CRM-Programme wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce und spezielle Handwerkersoftware gibt es viele, und für manche Betriebe sind sie genau richtig. Diese Programme sind aber für sehr viele Branchen gleichzeitig gebaut. Das merkst du spätestens dann, wenn dein Team Felder ignoriert, Umwege nimmt oder nebenbei doch wieder eine Excel-Liste führt. Ein individuelles CRM, also Individualsoftware für deinen Betrieb, dreht das um:

    KriteriumCRM nach MaßHäufig bei Standardsoftware
    AbläufeDas System passt sich deinen Abläufen anDu passt dich dem Programm an
    FunktionenGenau das, was dein Betrieb brauchtVieles, was keiner nutzt
    DatenWebseite, Shop und CRM greifen ineinanderVerteilt auf viele Programme
    AnsprechpartnerEin fester, persönlicher AnsprechpartnerTicket-System und Hotline
    BedienungNur die Felder, die dein Team brauchtMenüs für viele Branchen zugleich
    StartBraucht Konzept und EntwicklungszeitSchnell eingerichtet, wenn alles passt

    Wer ein CRM-System entwickeln lassen will, sollte deshalb zuerst prüfen, ob ein fertiges Programm reicht. Deckt es deine Abläufe gut ab, ist es oft der schnellere Weg. Ein eigenes System lohnt sich vor allem, wenn deine Abläufe in kein Standardprogramm passen, mehrere Werkzeuge zusammenspielen müssen oder deine Kunden selbst Zugriff bekommen sollen.

    Ein Kundenportal ist der Teil des Systems, den deine Kunden sehen. Wer ein Kundenportal erstellen lassen möchte, denkt meist zuerst an die Anmeldung. Wichtiger ist, was Kunden danach finden: alles, wofür sie sonst anrufen oder eine Mail schreiben würden. Ein Beispiel ist das Portal von Metz-Box weiter oben: Kunden buchen dort, bestätigen ihre Identität und verwalten ihre Post. Typische Bereiche sind:

    • Status und Verlauf

      Kunden sehen, wo ihr Auftrag, ihre Bestellung oder ihre Anfrage gerade steht. Die Frage „Wie weit seid ihr?“ beantwortet sich von selbst.

    • Unterlagen jederzeit abrufbar

      Verträge, Angebote, Rechnungen und Dateien liegen im Portal und lassen sich jederzeit abrufen. Niemand muss mehr in alten Mails suchen.

    • Buchungen und Termine

      Termine, Mietzeiträume oder Arbeitsplätze buchen Kunden direkt im Portal. Jede Buchung erscheint sofort in deinem System.

    • Nachrichten und Dateien

      Rückfragen, Fotos oder Unterlagen kommen dort an, wo sie hingehören: beim richtigen Kunden und beim richtigen Vorgang.

    Weil im Portal persönliche Daten liegen, gehört der Datenschutz nach DSGVO von Anfang an zur Planung: wie sich Kunden anmelden, wer welche Bereiche sieht und wo die Daten gespeichert werden. Diese Fragen sollten im Konzept geklärt sein, bevor gebaut wird.

    Der größte Gewinn eines CRM-Systems liegt selten in einer einzelnen Funktion, sondern darin, dass die Schritte aufeinander aufbauen. Was bei der Anfrage erfasst wird, muss später niemand für Angebot, Termin oder Rechnung noch einmal abtippen. So kann der Weg in einem Handwerksbetrieb oder bei einem Dienstleister aussehen:

    • 01

      Anfrage kommt an

      Das Formular auf deiner Webseite, ein Rückrufwunsch oder eine Konfigurator-Anfrage landet direkt im System, mit allen Angaben und dem Status „neu“.

    • 02

      Angebot und Auftrag

      Aus der Anfrage wird ein Angebot. Wird es angenommen, entsteht daraus in der Auftragsverwaltung der Auftrag, ohne dass jemand Name, Adresse und Leistung neu eingeben muss.

    • 03

      Termin und Einsatz

      Der Auftrag bekommt einen Termin und die passenden Mitarbeiter. In der Wochenansicht sieht das ganze Team, wer an welchem Tag bei welchem Kunden ist.

    • 04

      Rechnung und Nachfassen

      Nach dem Einsatz folgt die Rechnung. Offene Posten, Rückfragen oder die Bitte um eine Bewertung gehen nicht mehr im Alltag unter.

    Ein eigenes System hilft überall dort, wo viele Anfragen, Termine oder Aufträge gleichzeitig laufen. Am größten ist der Unterschied, wenn Standardprogramme die eigenen Abläufe nur mit Umwegen abbilden. Einige Beispiele, teils aus unserer eigenen Arbeit:

    • CRM für Handwerker

      Aufträge, Einsatzplanung, Teams und Fahrzeuge, Angebote und Rechnungen in einer Oberfläche. Für Handwerker zählt vor allem, dass Büro und Baustelle denselben Stand sehen.

      Webseiten für HandwerkerEinsatzplanung
    • Händlerportal für Hersteller und Fachhandel

      Ein Händlerportal bündelt für den Fachhandel zum Beispiel Bestellungen und Unterlagen. Zum Webauftritt der Mäule GmbH gehört ein eigener Händlerbereich.

      Händlerbereich
    • Vermietung und Buchung

      Buchung, Prüfung und laufende Betreuung in einem Ablauf. Bei Metz-Box gehören dazu eine geführte Anmeldung mit KI-gestützter Identitätsprüfung und ein eigenes Kunden-Dashboard.

      Referenzen ansehenKundenportal
    • Onlinehandel

      Shop, Konfigurator und Verwaltung gehören zusammen. Bei Zaunbedarf24 laufen alle Aufträge in einem eigenen Backend zusammen.

      3D-ProduktkonfiguratorAdmin-Backend
    • Praxen und Dienstleister

      Termine, Rückrufe und Unterlagen in einem System, damit am Empfang niemand ständig zwischen Kalender, Telefon und Postfach wechseln muss.

      Termine
    • Beratung und Agenturen

      Kunden sehen Dokumente, Status und Rechnungen im eigenen Portal. Wir arbeiten selbst so: Unsere Kunden tragen Änderungen im Kundenportal ein und finden dort Zahlen und Rechnungen.

      Kundenportal im Website-AboEigenes Portal

    Du musst kein Pflichtenheft schreiben, bevor wir miteinander sprechen. Je klarer du aber weißt, wo es heute hakt, desto schneller entsteht ein System, das dein Team gern benutzt. Diese Punkte helfen dir dabei:

    Deine Punkte vor dem Gespräch über ein CRM-System oder Kundenportal

    • Du weißt, über welche Wege heute Anfragen bei dir ankommen
    • Es ist klar, an welcher Stelle Anfragen oder Rückrufe liegen bleiben
    • Die Schritte von der Anfrage bis zur Rechnung sind grob notiert
    • Du weißt, wo Kundendaten heute liegen: Excel, Postfach, Programm oder Papier
    • Es ist geklärt, wer im Team welche Daten sehen und ändern darf
    • Du weißt, welche Programme bleiben sollen, etwa Buchhaltung oder Kalender
    • Es ist klar, ob Webseite, Shop oder Konfigurator Anfragen direkt ins System schicken sollen
    • Es steht fest, ob deine Kunden selbst Zugriff bekommen sollen
    • Du weißt, was Kunden im Portal sehen sollen: Status, Dokumente, Termine
    • Du weißt, ob dein Team das System auch unterwegs auf dem Handy braucht
    • Du kennst Aufgaben, die immer gleich ablaufen und automatisiert werden könnten
    • Du hast eine Vorstellung, welche Zahlen du auf einen Blick sehen willst

    Nicht alles klar? Das ist normal. Die offenen Punkte klären wir gemeinsam im kostenlosen Erstgespräch. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

    CRM-System und Kundenportal

    Häufige Fragen, klar beantwortet.

    Deine Frage ist nicht dabei?

    • Das hängt vom Umfang ab. Entscheidend sind vor allem die Zahl der Bereiche und die Rollen und Rechte im Team. Außerdem zählt, ob ein Kundenportal dazugehört, wie viele Daten übernommen werden und welche Programme angebunden werden sollen. Ein schlanker Anfrage-Eingang ist etwas ganz anderes als ein System mit Portal, Buchung und Einsatzplanung. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was du brauchst, danach bekommst du ein klares Angebot.

    • Wie lange die Entwicklung dauert, lässt sich erst sagen, wenn klar ist, was das System können soll. Größere Projekte wie Portale planen wir individuell. Nach dem ersten Gespräch und der Analyse deines Ist-Zustands können wir meist innerhalb von 7 Tagen mit dem Projekt beginnen. Während der Umsetzung siehst du Zwischenstände und kannst früh mitreden. Wer mit einem einzelnen Baustein wie dem Anfrage-Eingang beginnt, kann früher mit dem System arbeiten.

    • Das CRM ist für dich und dein Team, das Kundenportal für deine Kunden. Im CRM verwaltest du Anfragen, Kontakte, Angebote, Aufträge und Termine. Das Kundenportal ist ein geschützter Bereich, in dem sich deine Kunden anmelden und einen Ausschnitt davon sehen, zum Beispiel den Status ihres Auftrags, ihre Dokumente oder ihre Buchungen. Beides greift auf dieselben Daten zu, deshalb ist auf beiden Seiten alles aktuell.

    • Ein CRM dreht sich um Kunden: Anfragen, Kontakte, Angebote, Aufträge und Termine. Ein ERP-System deckt eher Warenwirtschaft, Lager, Einkauf und Buchhaltung ab. In kleinen Betrieben verschwimmt die Grenze oft, etwa wenn Bestellungen und Fertigung mit in die Kundenverwaltung gehören. Welche Bereiche dein System wirklich braucht, legen wir im Konzept gemeinsam fest.

    • Oft ja, aber nicht immer. Gerade kleine Betriebe verlieren viel Zeit, wenn Anfragen im Postfach liegen bleiben und Kundendaten in mehreren Listen gepflegt werden. Ein schlankes System, das nur abbildet, was du wirklich brauchst, schafft hier viel Ordnung. Reicht ein fertiges Programm für deine Abläufe aus, sagen wir dir das im Erstgespräch offen, auch wenn wir dann nichts für dich bauen.

    • Ob und wie sich vorhandene Daten übernehmen lassen, klären wir im Gespräch. Kundenlisten aus Excel, Kontakte aus dem Postfach oder Daten aus einem alten Programm lassen sich technisch meist in ein neues System übertragen. Wie aufwendig das ist, hängt davon ab, in welcher Form die Daten vorliegen und wie sauber sie gepflegt sind. Manchmal lohnt es sich, vorher aufzuräumen.

    • Ja. Anfragen aus dem Kontaktformular oder aus einem Konfigurator landen dann direkt im System statt erst im Postfach. Bei Zaunbedarf24 laufen zum Beispiel alle Aufträge in einem eigenen Admin-Backend zusammen. Ob sich auch Programme wie Buchhaltung oder Kalender anbinden lassen, hängt von deren Schnittstellen ab. Auch das gehört ins Konzept.

    • Ein individuelles CRM lässt sich datenschutzkonform aufbauen, wenn Anmeldung, Rollen, Speicherort und Löschfristen von Anfang an mitgeplant werden. Ein eigenes System hat den Vorteil, dass du genau festlegen kannst, welche Daten gespeichert werden, wer worauf zugreifen darf und wann Daten gelöscht werden. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Bei Detailfragen hilft dir ein Datenschutzbeauftragter oder eine Kanzlei für Datenschutzrecht weiter.

    • Ja, wenn es als Web-App gebaut wird. Eine Web-App läuft im Browser, auf dem Rechner genauso wie auf Tablet und Smartphone, ohne dass etwas installiert werden muss. Gerade wenn dein Team unterwegs oder auf der Baustelle arbeitet, sollte die Handyansicht von Anfang an mitgeplant werden. Dazu gehören große Schaltflächen, wenige Klicks und nur die Informationen, die vor Ort gebraucht werden.

    • Ja. Ein individuelles CRM muss nicht am ersten Tag alles können. Oft ist es sinnvoll, mit dem Bereich zu beginnen, der heute am meisten Zeit kostet, zum Beispiel dem Anfrage-Eingang, und später Kundenportal, Buchung oder Auswertungen zu ergänzen. Weil das System für deinen Betrieb gebaut ist, lässt es sich mit deinen Abläufen erweitern, statt dich in ein festes Paket zu zwingen.

    • Ja. KI-Prozesse können wiederkehrende Arbeit übernehmen, etwa Anfragen vorsortieren, Dokumente prüfen oder Daten zwischen deinen Systemen abgleichen. Bei Metz-Box gehört zum Beispiel eine KI-gestützte Identitätsprüfung zur Anmeldung. Was in deinem Betrieb sinnvoll ist, erklären wir auf unserer Seite zu KI und Automatisierung.

    • Nein. Wir sitzen in Bensheim, die Arbeit funktioniert aber genauso für Betriebe in ganz Deutschland. Abgestimmt wird per Video oder Telefon, mit einem festen Ansprechpartner. Zeig uns am Bildschirm, womit dein Team heute arbeitet, etwa Excel-Listen, Formulare oder Ausdrucke. Dann sehen wir uns gemeinsam an, wo Anfragen liegen bleiben.

    Dominik Wiegand, Geschäftsführer von DW Web & Media
    Dominik WiegandGeschäftsführer

    Dein Ansprechpartner

    Lass uns ansehen, wo in deinem Betrieb Anfragen verloren gehen.

    Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir deine Abläufe durch: wo Anfragen ankommen, wo Kundendaten liegen und was heute doppelt erledigt wird. Danach entscheidest du in Ruhe, ob und mit welchem Bereich du beginnst. Gern per Video, dann kannst du uns direkt zeigen, womit dein Team heute arbeitet.

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